¿Que es un
documento?
Un documento es un
testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus
funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas,
registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel,
cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua
natural o
convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte.
Cuando los documentos se
producen para atender a las competencias y actividades encomendadas a las
organizaciones e instituciones, y se realizan a lo largo del tiempo, adquieren
su carácter seriado y se denominarán series documentales (actas, libros de contabilidad, correspondencia,
etcétera).
Partes del documento
ESTRUCTURA: Trata
de identificar y conocer cada una de las partes que componen el documento, la
disposición de estas partes de forma ordenada refleja un documento
estructurado. Se puede observar en una carta, si consideramos bajo
este ejemplo la carta como documento estructurado, se podría identificar
elementos como: los datos de la persona a quien va dirigido el documento, el
asunto que representa de forma resumida el mensaje principal que se desea
trasmitir, un cuerpo que amplía la información y brinda mas detalles del
asunto y los datos de quien la envía. Todos los anteriores
elementos poseen un espacio en el documento que hace que se vea de forma
ordenada. Todas estas partes forman la estructura.
CONTENIDO: El contenido se ve representado por la información que contiene el documento. En el caso de un documento digital, el contenido esta en bits
FORMATO: Es
como se visualiza el documento. Se centra en la conformación del documento, o
codificación de la información, dependiendo del soporte podemos hablar del formato.
La información de este componente de los documentos aumenta en detalles cuando
se habla de documentos digitales o electrónicos pues ya se entra a considerar
muchas características más, el caso del documento digital esta en bits y se
puede trasformar en: texto, imagen, imagen en movimiento, sonido etc.
CONTEXTO: Bajo
este aspecto se considerara todo lo que rodea el documento e influye en el, es
una visión extrínseca para obtener una perspectiva mucho más clara del
documento. Bajo el contexto se hablara de: METAINFORMACION; que se reduce a la
“información a cerca de la información” se refiriere a información
asociada al documento, conocimiento que se refiere a la información misma.
RELACIONES ONTOLOGICAS; Para realizar relaciones ontológicas es necesario que
se haya indexado la información. Es más fácil comprender este tipo de
información si hablamos de LENGUAJES DOCUMENTALES, en herramientas como los
tesauros se emplean la relación entre términos para que cuando el usuario
esté realizando una búsqueda se encuentre con términos relacionados que
le permite navegar entre varias formas de relacionar y de asociar el termino de
búsqueda y de esta manera ubicar la información de forma más rápida.
Que tipos de
documentos existen
- Impresas: sobra papel o similar
- Magneticas: Una superficie es magnetizada siguiendo determinadas pautas. Discos duros, disquetes, cintas de casette,y de video.
- Opticas: Utilizan el laser para introducir la informacion y recuperarla CD DVD.
- Telematicas: (estas no son excluyentes respecto a las dos anteriores si no que pretenden poner en manifiesto que se accede a distancia, algo cada vez mas comun)
- Magneto-opticas: mezcla de ambos elementos.
- Plasticas: Maquetas, objetos.
Otras: Todas aquellas que esten realizadas sobre un soporte de cualquier tipo.
Este tipo de actividad, afirman sus impulsores, promueve el trabajo en equipo, la autonomía de los estudiantes y la utilización de habilidades cognitivas superiores. Además contribuye a que los alumnos adquieran competencias vinculadas a la sociedad de la información.