¿Que es un documento?

Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte.

Cuando los documentos se producen para atender a las competencias y actividades encomendadas a las organizaciones e instituciones, y se realizan a lo largo del tiempo, adquieren su carácter seriado y se denominarán series documentales (actas, libros de contabilidad, correspondencia, etcétera).

Partes del documento

ESTRUCTURA: Trata de identificar y conocer cada una de las partes que componen el documento, la disposición  de estas partes de forma ordenada refleja un documento estructurado.  Se puede observar en una  carta, si consideramos bajo este ejemplo la carta como documento estructurado, se podría identificar elementos como: los datos de la persona a quien va dirigido el documento, el asunto que representa de forma resumida el mensaje principal que se desea trasmitir, un cuerpo que amplía la información y brinda mas detalles del asunto   y los datos de quien la envía. Todos los anteriores elementos poseen un espacio en el documento que hace que se vea de forma ordenada. Todas estas partes forman la estructura.

CONTENIDO: El contenido se ve representado por la información que contiene el documento. En el caso de un documento digital, el contenido esta en bits

FORMATO: Es como se visualiza el documento. Se centra en la conformación del documento, o codificación de la información, dependiendo del soporte podemos hablar del formato. La información de este componente de los documentos aumenta en detalles cuando se habla de documentos digitales o electrónicos pues ya se entra a considerar muchas características más, el caso del documento digital esta en bits y se puede trasformar en: texto, imagen, imagen en movimiento, sonido etc. 

CONTEXTO: Bajo este aspecto se considerara todo lo que rodea el documento e influye en el, es una visión extrínseca  para obtener una perspectiva mucho más clara del documento. Bajo el contexto se hablara de: METAINFORMACION; que se reduce a la “información a cerca de la información”  se refiriere a información asociada al documento, conocimiento que se refiere a la información misma. RELACIONES ONTOLOGICAS; Para realizar relaciones ontológicas es necesario que se haya indexado la información. Es más fácil comprender este tipo de información si hablamos de LENGUAJES DOCUMENTALES, en herramientas como los tesauros se emplean  la relación entre términos para que cuando el usuario esté realizando una búsqueda  se encuentre con términos relacionados que le permite navegar entre varias formas de relacionar y de asociar el termino de búsqueda y de esta manera ubicar la información de forma más rápida. 

Que tipos de documentos existen

• Impresas: sobra papel o similar
• Magneticas: Una superficie es magnetizada siguiendo determinadas pautas. Discos duros, disquetes, cintas de casette,y de video.
• Opticas: Utilizan el laser para introducir la informacion y recuperarla CD DVD.
• Telematicas: (estas no son excluyentes respecto a las dos anteriores si no que pretenden poner en manifiesto que se accede a distancia, algo cada vez mas comun)
• Magneto-opticas: mezcla de ambos elementos.
• Plasticas: Maquetas, objetos.
  
  Otras: Todas aquellas que esten realizadas sobre un soporte de cualquier tipo.